GMAO para empresas de mantenimiento: contratos, SLA y rentabilidad
- Una empresa de mantenimiento necesita, además del GMAO clásico, clientes, contratos con SLA, presupuestos y facturación.
- El objetivo es saber el margen real de cada trabajo: presupuesto de coste, coste real y facturado.
- Revisa siempre qué exigencias fiscales cubre el software que contrates.
Una empresa que da servicio de mantenimiento a terceros necesita un GMAO que, además de activos y órdenes de trabajo, gestione clientes, contratos con SLA, presupuestos, facturación y la rentabilidad de cada trabajo. La diferencia con un departamento de mantenimiento interno es que aquí cada hora y cada repuesto debe poder cobrarse, y que hay compromisos de tiempo de respuesta con el cliente.
Clientes, ubicaciones y activos
El punto de partida es organizar la información por cliente: sus instalaciones, las máquinas de cada una y el historial de intervenciones. Así puedes responder a «¿qué hicimos en la planta de este cliente el año pasado?» con un clic, y los técnicos llegan a cada visita sabiendo qué hay y qué se hizo antes.
Contratos de mantenimiento y SLA
Un contrato de mantenimiento define qué activos cubre, con qué frecuencia y, a menudo, un SLA (acuerdo de nivel de servicio): tiempos máximos de respuesta y resolución según la prioridad de la avería. El software debe:
- Vincular el contrato a los activos y a los planes preventivos.
- Calcular los plazos de cada OT según el SLA aplicable.
- Avisar antes de incumplirlos.
- Facturar el contrato de forma periódica.
Presupuestos y facturas
Para trabajos fuera de contrato se emite un presupuesto, y al aceptarse se convierte en orden de trabajo y, después, en factura. Cuantos menos pasos manuales entre una cosa y otra, menos errores y menos trabajos sin facturar. Importante: comprueba qué obligaciones fiscales cubre el software y cuáles no. Un GMAO no es un programa de contabilidad.
Rentabilidad de cada trabajo
La pregunta clave es si ganas dinero. Para cada trabajo conviene comparar tres cifras:
- Presupuesto de coste: horas, material y servicios externos previstos.
- Coste real: lo que se ha consumido en las órdenes de trabajo, en vivo.
- Facturado: lo emitido al cliente.
El margen es lo facturado menos el coste real. Un aviso al llegar al 90 % del presupuesto permite reaccionar antes de pasarse.
Técnicos en campo
La rentabilidad depende de datos fiables, y esos datos los generan los técnicos. Necesitan una app que funcione en el móvil, también sin cobertura, y que permita registrar tiempo, material y fotos en el momento. Un parte de horas semanal y el fichaje facilitan después el control de costes laborales.
Qué conviene no esperar de un GMAO
- Que sustituya al programa de contabilidad, nóminas o conciliación bancaria.
- Que lea automáticamente facturas de proveedor sin revisión humana.
- Que asesore en materia laboral o fiscal.
Hecho para empresas de mantenimiento
Mantenplan une clientes, activos, órdenes de trabajo, presupuestos, facturas, contratos con SLA y control de rentabilidad en un solo sistema.
Probar MantenplanPreguntas frecuentes
¿Qué es un SLA en mantenimiento?
Un SLA (service level agreement) es el compromiso de nivel de servicio pactado con el cliente: por ejemplo, tiempos máximos de respuesta y de resolución según la prioridad de la avería.
¿Puede un GMAO sustituir a mi programa de facturación?
Algunos permiten emitir presupuestos y facturas ligados a las órdenes de trabajo, pero no sustituyen a un programa de contabilidad completo. Conviene comprobar qué obligaciones fiscales cubre cada uno.