Cómo elegir un software GMAO: 12 criterios y checklist

Por el equipo de Mantenplan · Publicado el 2 de noviembre de 2026 · Actualizado el 3 de noviembre de 2026

Para elegir un software GMAO, valora ante todo si tus técnicos lo van a usar de verdad (móvil, rapidez, modo sin conexión), si cubre tu flujo de trabajo actual y si puedes sacar tus datos cuando quieras. Las listas de funciones se parecen mucho entre proveedores; lo que cambia es la facilidad de uso y el ajuste a tu forma de trabajar. Esta checklist de 12 criterios te ayuda a comparar con orden.

Los 12 criterios

1. Usabilidad para el técnico

Si abrir una OT requiere más de cuatro toques, los técnicos volverán al papel. Pide una demo en el móvil, no solo en un ordenador.

2. Funcionamiento sin conexión

En sótanos, naves o zonas rurales no hay cobertura. Pregunta qué se puede hacer sin conexión (ver OT, registrar tiempos, adjuntar fotos) y cómo se resuelven los conflictos al sincronizar.

3. Gestión de activos

Debe admitir jerarquías (instalación → máquina → componente), documentación adjunta, ubicaciones y campos propios para tu sector.

4. Mantenimiento preventivo flexible

Comprueba que puedes programar por calendario y por contador (horas de uso, ciclos), con listas de tareas y anticipación configurable.

5. Órdenes de trabajo completas

Estados claros, prioridades, asignación, tiempos, material consumido, comentarios, fotos y firma o cierre con evidencia.

6. Inventario y compras

Stock por almacén, mínimos, movimientos, pedidos a proveedor y vínculo con las OT que consumen cada repuesto.

7. Informes e indicadores

MTBF, tiempos de respuesta, coste por activo, cumplimiento del preventivo. Valora que los datos sean exportables.

8. Costes y rentabilidad

Si das servicio a clientes, necesitas comparar el coste real de cada trabajo con lo presupuestado y facturado.

9. Presupuestos, facturación y contratos

Si eres empresa de mantenimiento, ahorra mucho que el GMAO emita presupuestos y facture contratos periódicos con su SLA. Verifica qué exigencias fiscales cubre (por ejemplo, Verifactu) en el momento en que contrates.

10. Sensores e integraciones

Si quieres pasar a mantenimiento basado en condición, comprueba que acepta datos de sensores y que tiene API.

11. Seguridad y protección de datos

Aislamiento entre empresas, copias de seguridad, ubicación de los servidores (preferible UE) y derecho a exportar y borrar los datos conforme al RGPD.

12. Precio transparente y salida fácil

Entiende qué se cobra (usuarios, activos, módulos), qué incluye el soporte y cómo exportas todo si cambias de proveedor.

Cómo hacer una prueba piloto en una semana

1. Carga 5 activos críticos con su ubicación.
2. Crea un plan preventivo real y comprueba que genera la OT.
3. Haz que un técnico cierre 3 OT desde el móvil, una de ellas sin cobertura.
4. Revisa el historial del activo y los indicadores resultantes.
5. Intenta exportar tus datos.

Señales de alarma

• No puedes probarlo sin hablar con un comercial.
• El modo sin conexión es «próximamente».
• No hay forma documentada de exportar tus datos.
• Prometen resultados concretos («reduce un 40 % las averías») sin conocer tu planta.

Preguntas frecuentes